Pensioenfonds Detailhandel

Het pensioenfonds liet het prolongatie-, debiteuren- en incassotraject voorheen uitvoeren op basis van een fixed fee. Dat moest anders. Het beleid van het pensioenfonds kwam onvoldoende tot uiting in processen, communicatie en systemen. De kosten waren niet transparant, er zaten teveel risico’s in het proces en er was geen initiatief om het proces te digitaliseren. Het pensioenfonds vroeg ons om een oplossing.

Al sinds 2017 voert Cannock het proces van prolongatie tot en met juridische incasso uit. Het resultaat: snellere betalingen en hogere klanttevredenheid tegen lagere uitvoeringskosten.

Cannock adviseerde de fases strikt te scheiden in prolongatie, debiteurenbeheer en incasso. De focus in het proces ligt nu op de prolongatie- en debiteurenbeheerfase. Die werd verlengd met 10 dagen. Tegelijkertijd werd het minnelijke incassoproces 10 dagen verkort. Daardoor werken we nu debiteur-gestuurd in plaats van factuur-gestuurd. Zo werden er klantvriendelijke proactieve belacties toegevoegd. Die hebben geleid tot sneller betalen.

Met als gevolg dat de debiteurenstanden daalden en er minder dossiers doorstromen naar de incassofase. Voor de werkgevers betekent deze aanpassing dat zij meer mogelijkheden hebben tot het treffen van betalingsregelingen en minder snel incassokosten betalen.

Jaarlijks versturen wij inmiddels 380.000 prolongaties voor het pensioenfonds en innen meer dan €500 miljoen aan premies. En die aantallen groeien nog steeds. Het resultaat mag er zijn. Na anderhalf jaar is het aandeel digitaal prolongeren en aanmanen gegroeid van 12% naar 67% en zijn er mede dankzij het proactieve proces 34% minder incassodossiers.

Het Pensioenfonds Detailhandel merkt dat het nieuwe proces ervoor zorgt dat de uitvoerders elkaar scherp houden. Maandelijks wordt een transparante en zeer uitgebreide ketenrapportage opgeleverd en de kosten in het volledige proces zijn transparant en variabel. Daardoor kan het pensioenfonds met een beperkte tijdsinspanning veel beter dan voorheen regie voeren over het proces.