Poort6

Aanleiding om met Cannock in gesprek te gaan was het hoge debiteurensaldo, zo vertelt Joost Dekker, Consulent Huurincasso bij Poort6. “We hadden niet genoeg inzicht om weloverwogen keuzes te maken die het huurincassoproces konden verbeteren. Bovendien raakten we de grip kwijt op lopende dossiers. Het ontbrak ons aan overzicht. Eigenlijk werden we telkens opgeslokt door de waan van de dag en werkten we hard, maar niet gestructureerd. Aan Cannock hebben we gevraagd ons te helpen om het overzicht terug te krijgen en een nieuw proces voor de huurincasso op te zetten.”

Cannock is gestart met een brede audit van het huurincassoproces. De portefeuille werd geanalyseerd en in kaart gebracht. Hieruit werd al snel duidelijk dat Poort6 nog op veel vlakken winst kon behalen. Joost vertelt: “Uit de analyse kwamen een hoop verbeterpunten. We hebben het hele huurincassobeleid herschreven met hulp van Cannock. Alle veranderingen moesten snel gaan leiden tot het terugdringen van achterstanden. De audit gaf zoveel input dat we de actiepunten onderverdeelden in deelprojecten. Die vormden het begin van de verbeterslag.” Het opnieuw vormgeven van het huurincassobeleid is een intensief project geweest. Nadat de audit was afgerond, heeft Poort6 een externe incassotool aangeschaft en heeft een specialist van Cannock het implementatietraject intern begeleid.

Door de werkdruk en het ontbreken van een strak proces voor de huurincasso, werd vooral reactief gehandeld door Poort6. De wens was dan ook om dossiers weer proactief te behandelen. Joost licht toe: “We hadden hoge achterstanden in bijvoorbeeld deurwaardersdossiers en misten overzicht van de dossiers die meer aandacht nodig hebben. Juist de huurders waar betalingsproblematiek speelt, willen we niet missen. Dat is ook vanuit onze maatschappelijke rol belangrijk. Als we eerder in contact komen kunnen we sneller schakelen met partners en hoeven dossiers misschien niet eens bij de deurwaarder te belanden. Een van de dingen die uit de analyse van Cannock bleek, was dat we nog te weinig hadden geautomatiseerd. Inmiddels hebben we daar enorme stappen in gezet. En houden we veel meer tijd over voor de dossiers die extra aandacht nodig hebben. We zien het ook terug in de cijfers, want het openstaande debiteurensaldo is enorm gedaald.”

“We hebben een grote professionaliseringsslag gemaakt en de grip op het debiteurenbeheer volledig teruggekregen. De nieuwe externe incassotool helpt daarbij. Alles ligt nu vast binnen de opgestelde systemen. Het geeft een goed gevoel om het overzicht terug te hebben en in duidelijke rapportages concrete resultaten te zien”, vertelt Joost. Bij Cannock weten we hoe belangrijk het is dat inspanningen meetbaar zijn. Daarom sturen we op de ontwikkeling van goede rapportages. Het is bovendien prettig dat daarmee snel bijgestuurd kan worden als achterstanden oplopen."

Joost gaat verder: “Ik heb de samenwerking met Cannock als positief ervaren. De expertise die zij meebrengen is heel waardevol geweest voor ons. Bovendien zijn de resultaten nu meetbaar terug te zien. Er wordt beter geïncasseerd, we zien niets meer over het hoofd, hebben inzicht in alle cijfers en er liggen minder dossiers bij de deurwaarder. We zijn blij dat we alles nu op de rit hebben.”

We vroegen Joost wat nu op de agenda staat en of hij met alle opgedane kennis nog tips heeft voor andere woningcorporaties. “Op dit moment staat vroegsignalering hoog op onze agenda. Poort6 wil intensiever samenwerken met maatschappelijke partners, waardoor we nog korter op de bal zitten. Daarmee hopen we dat er minder dossiers overgedragen worden aan de deurwaarder. Andere woningcorporaties adviseer ik om eens goed te kijken naar het huidige incassoproces. Op welke gebieden kan nog winst worden behaald? Heb je wel echt controle over alle onderdelen? Met de kennis die ik nu heb denk ik dat het op veel gebieden bij andere corporaties ook beter kan. Van een gestructureerd proces profiteren tenslotte vooral de huurders.”