TU Delft

De TU Delft is de afgelopen jaren hard gegroeid en het huidige proces functioneert mede daardoor niet meer optimaal. Fred Rens, Manager SSC Finance, vroeg Cannock een Audit te houden. Deze nulmeting neemt de hele keten onder de loep, van accepteren tot betalen. Wij spraken met Fred over de samenwerking, de verkregen inzichten uit de Audit en de behaalde resultaten.

Bij TU Delft staat procesverbetering centraal, ook op de Finance-afdeling. Nadat Cannock een groep medewerkers had getraind in telefonisch debiteurenbeheer zag Fred al snel dat het huidige proces niet meer paste bij waar de universiteit voor staat: “In de afgelopen jaren zijn we gegroeid en de debiteurenportefeuille is daardoor ook veranderd. Onze debiteuren zijn voor een deel internationaal en hierbij moet je niet alleen denken aan studenten, we doen ook wetenschappelijk onderzoek voor opdrachtgevers.

Dit betekent dat het risicoprofiel rondom de projecten anders is geworden. Het werd tijd om de gehele order-to-cash keten, van acceptatie tot incasso, eens opnieuw kritisch te bekijken. We gaven Cannock opdracht om met de audit aan de slag gegaan. De training was daardoor op meerdere vlakken waardevol. Niet alleen werden medewerkers voorzien van waardevolle nieuwe informatie, het gaf ons ook het inzicht dat we toe zijn aan vernieuwing op de afdeling.”

Om processen te verbeteren hanteert Cannock het klaverbladmodel. Cannock kreeg de opdracht om bij de uitvoering van de audit te kijken naar de vier onderdelen uit dit model: organisatie & besturing, processen, tools & IT systemen, mensen & cultuur. Een optimale invulling van dit klaverbladmodel leidt tot de beste resultaten. Fred licht toe: “Cannock heeft alle onderdelen tijdens de audit bekeken en met alle spelers in de keten gesproken. Dit heeft geresulteerd in een duidelijk rapport waarin staat hoe wij ervoor staan als afdeling en vooral waar nog kansen liggen voor verbetering. De audit was een nulmeting en we weten nu precies hoe TU Delft op de klaverblad-assen kwalitatief presteert. Niet alleen intern, we hebben ook helder gekregen hoe we het in de huidige markt doen ten opzichte van andere partijen.”

Cannock gelooft in een persoonlijke benadering. Bij de uitvoering van de audit kijken we daarom naar alle onderdelen van het proces en betrekken hierin actief de opdrachtgever, de uitvoerenden en kijken ook mee op de werkvloer. Op die manier krijgen we niet alleen een goed beeld van de invulling van de keten van acceptatie tot incasso, maar ook van de cultuur binnen de organisatie.

“Na de training zijn de medewerkers comfortabeler geworden in telefoongesprekken, pakken zij makkelijker de telefoon op en hebben ze meer inzicht gekregen in het gehele proces van order-to-cash.” – Sandrine Henry – Trainer Credit Management bij Cannock

Fred: “De training zorgde bij medewerkers op de afdeling al direct voor meer bewustzijn. Ze herkennen bepaalde signalen, zoals smoezen van klanten nu sneller en weten erop te acteren. Uit de audit kwam duidelijk naar voren dat we vooral veel winst kunnen behalen in het professionaliseren van de IT-omgeving: zoals een verbeterde en meer uitgebreide automatisering en robotisering. Met het ‘laaghangende fruit’ uit het rapport zijn we meteen aan de slag gegaan. Zo hebben we onze acceptatievoorwaarden aangescherpt en rolduidelijkheid gecreëerd.

De rest van de verbeteringen gaan wat langer duren, maar die kosten ook meer tijd. We blijven Cannock als expert daar graag bij betrekken. Onze samenwerking ervaren we als prettig en succesvol en de adviezen en inzichten als waardevol. Alle contactpersonen zijn bovendien benaderbaar, vriendelijk en kundig. Dat is heel prettig als je samen optrekt in een verbeterproces.” De TU Delft gaat de komende periode, samen met een consultant van Cannock, aan de slag met de conclusies en aanbevelingen uit het auditrapport. Een aantal adviezen zijn snel te implementeren, voor anderen is meer tijd nodig.

“De meeste winst is voor TU Delft te realiseren door aan de slag te gaan met het door ons opgestelde verbeterplan. Enerzijds is dat op het gebied van automatisering, anderzijds door het bieden van meer betaalgemak voor klanten. De tijd die medewerkers overhouden kan worden gebruikt voor waarde toevoegende taken in plaats van te automatiseren taken.” –
André van den Ende 

Elke audit is anders. Bij Cannock stemmen we onze aanpak dan ook helemaal af op de wensen van de opdrachtgever. Het is ons doel om altijd een duidelijk rapport af te leveren. Met een goede, leesbare uitleg en concrete verbeterpunten.

Wilt u uw order-to-cash proces onder de loep laten nemen en meer weten over de audit? Of een afspraak maken om te sparren in een inspiratiesessie? Wij gaan graag geheel vrijblijvend in gesprek!